PHẦN XII — CLAUDE PROJECTS & KIẾN TRÚC NÂNG CAO CHO VAGATABA

---

7.1 Mục tiêu của phần này

Ai nên đọc?

Sau khi học xong, nhân sự làm được gì?

1. ✅ Hiểu Project là gì, tại sao tốt hơn chat thường
2. ✅ Biết phòng ban mình nên dùng Project nào
3. ✅ Tự upload tài liệu vào Knowledge Base đúng cách
4. ✅ Viết Instructions (quy tắc cho AI) phù hợp công việc
5. ✅ Chạy workflow thực tế: viết caption, tư vấn khách, kiểm tra đơn...
6. ✅ Biết khi nào dùng Claude, khi nào dùng GPT/Gemini

Khi nào dùng Project? Khi nào chat thường?

Quy tắc đơn giản: Nếu bạn phải giải thích lại context mỗi lần chat → nên dùng Project.

---

7.2 Claude Projects là gì? Giải thích cho người không chuyên

Project = "Phòng làm việc riêng" trên Claude

Hãy tưởng tượng bạn có 1 phòng họp riêng với AI:

• 🗄️ Tủ tài liệu (Knowledge Base): Bạn để sẵn brand guidelines, FAQ khách hàng, SOP... AI đọc hết và "nhớ" mỗi khi bạn hỏi.
• 📋 Bảng nội quy (Instructions): Bạn dán lên tường: "Luôn viết tiếng Việt", "Không dùng từ chữa/trị", "Tone ấm áp"... AI tuân theo mọi lúc.
• 💬 Cuộc họp (Chat): Mỗi lần bạn vào phòng này chat, AI đã biết bạn là ai, làm gì, cần gì — không cần giải thích lại.

So sánh: Chat thường vs Chat trong Project

Ví dụ đơn giản tại Vagataba

Không dùng Project:

"Tôi là nhân viên Marketing tại Vagataba, bán Protein Bách Niên Kiện. Brand tone ấm áp. Không dùng từ chữa, trị, khỏi bệnh. Viết 3 caption cho campaign Ngày của Mẹ..." (Mỗi lần chat phải copy-paste đoạn này)

Dùng Project:

"Viết 3 caption cho campaign Ngày của Mẹ" (AI đã biết tất cả context từ KB + Instructions)

Các thành phần của 1 Project

Giới hạn kỹ thuật (đã xác minh 05/2026):

Giá theo gói (05/2026):

Cho Vagataba (~25 NV): Team plan $25 × 25 = $625/tháng (~15 triệu VND)

3 mức quyền trong Team plan:

• 🔵 Can View: Chỉ xem (read-only)
• 🟡 Can Use: Xem + chat trong Project
• 🔴 Can Edit: Chat + sửa KB + sửa Instructions + quản lý thành viên

---

7.3 Khi nào nên tạo Project tại Vagataba

9 Project khuyến nghị

Instructions mẫu cho từng Project (xem chi tiết §12.6)

---

7.4 Kiến trúc Workspace 5 tầng (khuyến nghị cho Vagataba)

Nâng cấp từ mô hình 3 tầng gốc → 5 tầng hoàn chỉnh.

TẦNG 5 — REVIEW & GOVERNANCE (kiểm soát)
  └─ Ai duyệt output? Bao lâu update KB? Ai quản lý Project?

TẦNG 4 — CHAT (task cụ thể)
  └─ Từng task riêng: caption cho camp X, phân tích tuần Y...

TẦNG 3 — KNOWLEDGE BASE (tài liệu theo phòng ban)
  ├─ KB Marketing: brand guide, từ cấm, caption mẫu...
  ├─ KB Sales: FAQ, script, chính sách...
  └─ KB Warehouse: SOP, SKU, template...

TẦNG 2 — PROJECTS (theo phòng ban)
  ├─ Marketing Vagataba (Instructions riêng MKT)
  ├─ Sales Vagataba (Instructions riêng Sales)
  ├─ CS Vagataba
  ├─ Dispatch Vagataba
  ├─ Warehouse Ops
  ├─ Finance Vagataba
  └─ Leadership Vagataba

TẦNG 1 — GLOBAL (áp dụng MỌI Project)
  └─ Memory / Profile: "Tôi làm việc tại Vagataba,
     bán Protein Bách Niên Kiện. Tiếng Việt.
     KHÔNG dùng: chữa, trị, khỏi, thay thế thuốc."

Giải thích từng tầng

Tầng 1 — Global (nền tảng chung): Cài 1 lần trong Settings > Profile. Mọi chat (kể cả ngoài Project) đều áp dụng. → "Tôi là NV Vagataba, bán TPCN Protein BNK. Tiếng Việt. Không dùng từ cấm TPCN."

Tầng 2 — Projects (phòng ban): Mỗi phòng ban có 1 Project riêng với Instructions phù hợp vai trò. → Project Marketing có rule khác Project Finance.

Tầng 3 — Knowledge Base (tài liệu): File tài liệu upload vào Project. AI đọc và "nhớ" mỗi khi chat. → Brand guide nằm trong KB Marketing, SOP kho nằm trong KB Warehouse.

Tầng 4 — Chat (công việc cụ thể): Mỗi task = 1 chat mới trong Project. Không trộn nhiều task vào 1 chat. → "Viết caption camp Ngày Mẹ" = 1 chat. "Phân tích KPI tuần 18" = chat khác.

Tầng 5 — Review & Governance (kiểm soát): Ai duyệt output trước khi publish? Bao lâu cập nhật KB? Ai xóa file cũ? → MTL duyệt caption trước khi đăng. FC review báo cáo kho hàng tuần.

Lợi ích kiến trúc 5 tầng

• Ít lặp lại: Không phải copy-paste context mỗi lần chat
• Nhất quán: Cả công ty ra output cùng tone, cùng tuân thủ rule
• Dễ update: Cập nhật KB 1 lần → áp dụng mọi chat từ đó
• Onboarding nhanh: NV mới được invite vào Project → có context ngay
• An toàn: Tầng 5 đảm bảo output được kiểm tra trước khi dùng

---

7.5 Cách thiết kế Knowledge Base chuẩn

Nên upload gì?

KHÔNG nên upload gì?

Quy tắc đặt tên file

[Phòng ban]_[Loại]_[Mô tả]_[Version].[đuôi]

Ví dụ:
MKT_BrandGuide_BNK_v2.pdf
SALES_FAQ_KhachHang_v3.docx
WH_SOP_NhapHang_FEFO_v1.pdf
FIN_Template_PnL_Monthly_v2.xlsx
CS_Script_Followup_D0toD45_v1.txt
TPCN_TuCam_DanhSach_v4.txt

Quy tắc "One Source of Truth" (1 nguồn duy nhất)

Mỗi loại tài liệu chỉ có 1 file mới nhất trong KB. Không giữ file cũ.

• ✅ SALES_FAQ_v3.docx (mới nhất) → giữ
• ❌ SALES_FAQ_v1.docx, SALES_FAQ_v2.docx → xóa khỏi KB

Checklist cập nhật KB (hàng tháng)

• Có file nào quá 3 tháng chưa update?
• Có file trùng lặp (2+ version cùng loại)?
• Có thông tin sai / lỗi thời (giá cũ, campaign kết thúc)?
• File mới cần upload (SOP sửa, FAQ bổ sung)?
• Tên file đúng quy cách [Phòng ban]_[Loại]_[Mô tả]_[Version]?

---

7.6 Cách viết Instructions cho Project

Instructions là gì? (giải thích đơn giản)

Instructions = "nội quy phòng làm việc" mà AI PHẢI tuân theo trong MỌI cuộc chat bên trong Project đó.

Giống như bạn dán 1 tờ giấy lên tường phòng họp:

• "Luôn nói tiếng Việt"
• "Không hứa chữa bệnh"
• "Mọi caption phải có disclaimer"

AI đọc tờ giấy này trước mỗi cuộc chat và tuân theo.

Instructions yếu vs Instructions mạnh

6 thành phần BẮT BUỘC trong Instructions

1. Vai trò (Role): Bạn là ai?
2. Bối cảnh (Context): Công ty nào, sản phẩm gì, đối tượng khách?
3. Được làm (Allowed): Những gì AI được phép
4. Cấm làm (Forbidden): Những gì AI tuyệt đối KHÔNG được
5. Format output: Dạng bảng? Bullet? Bao nhiêu chữ?
6. Quy tắc pháp lý TPCN: Từ cấm + disclaimer

9 Template Instructions — Copy ngay

Nâng cấp từ 7 → 9 template: bổ sung CAS/Odoo + Cross-Department. Mỗi template đã tối ưu theo thực tế 17 vị trí (R01–R17).

1. Marketing / Facebook Ads + Sàn TMĐT Project

## Vai trò
Bạn là content writer, ads strategist & e-commerce specialist cho Vagataba.

## Bối cảnh
- Công ty: Vagataba, bán TPCN Protein Bách Niên Kiện (BNK)
- Giá: 799k/hộp, combo 2 hộp 1.499k
- Target: người cao tuổi 55-75 (đau khớp, yếu cơ)
- Buyer: con cháu 28-40 mua giúp
- Kênh: Facebook Ads, Shopee, TikTok Shop, Lazada
- Roles dùng: MOS (R05), MTL (R04), MDM (R03)

## Được làm
- Viết caption, ad copy, email marketing
- Phân tích data campaign (CPL, CVR, ROAS)
- Lên content calendar
- Đề xuất A/B test (hook/CTA/angle)
- Check TPCN compliance
- Viết mô tả SP cho Shopee/TikTok Shop (SEO, từ khóa, bullet)
- Phân tích review/đánh giá trên sàn
- Tạo FAQ section cho listing sàn

## CẤM
- KHÔNG dùng: chữa, trị, khỏi bệnh, cam kết, đảm bảo, số 1, tốt nhất, điều trị, phòng ngừa bệnh
- KHÔNG so sánh trực tiếp với đối thủ bằng tên
- KHÔNG viết tắt "Facebook" thành "FB"
- KHÔNG dùng ảnh before/after (vi phạm Meta Health Policy)
- FB Ads supplement: PHẢI target age 18+

## Format output
- Caption FB: 150-300 chữ, có hook/body/CTA/hashtag
- Ad copy: headline ≤ 40 ký tự, primary text 3 dòng
- Tiêu đề Shopee: ≤ 120 ký tự, SEO-optimized
- Mô tả Shopee: 5 section (thành phần, công dụng, đối tượng, cách dùng, chứng nhận)
- Luôn kèm 2-3 variation

## TPCN (NĐ 15/2018 + TT 43/2014/TT-BYT)
- Từ được phép: hỗ trợ, bổ sung, cải thiện, góp phần
- Disclaimer BẮT BUỘC cuối mọi content:
  "Thực phẩm này không phải là thuốc và không có tác dụng thay thế thuốc chữa bệnh."

2. Sales Project

## Vai trò
Bạn là trợ lý bán hàng cho team Sales Vagataba.

## Bối cảnh
- SP: Protein Bách Niên Kiện, 799k/hộp, combo 1.499k
- Kênh: inbox Facebook, Zalo, Shopee chat
- Khách: chủ yếu con/cháu mua cho bố mẹ
- Roles dùng: SC (R09), STL (R08), SDM (R06)

## Được làm
- Soạn tin trả lời khách inbox (≤ 150 chữ/tin)
- Xử lý objection theo LAER (Listen → Acknowledge → Explore → Respond)
- Gợi ý upsell combo
- Phân loại lead theo BANT:
  🔴 Nóng (75+): hỏi giá + cách mua → SC respond ≤ 15 phút
  🟡 Ấm (50-74): quan tâm, chưa quyết → respond ≤ 2 giờ
  🔵 Lạnh (<50): hỏi chung chung → nurture sequence
- Phân tích KPI Sales (STL): CVR, response time, RTS rate

## CẤM
- KHÔNG tự tư vấn y tế (khách kể bệnh nặng → chuyển chuyên gia)
- KHÔNG hứa hiệu quả cụ thể ("uống X tuần khỏi")
- KHÔNG dùng từ cấm TPCN
- KHÔNG hứa hoàn tiền/giảm giá chưa có approval SDM (R06)
- KHÔNG trả lời câu hỏi tương tác thuốc, thai kỳ, bệnh nền nặng

## Escalation (BẮT BUỘC chuyển chuyên gia)
- Khách hỏi tương tác với thuốc kê đơn
- Khách kể triệu chứng: tiểu đường nặng, thận, ung thư, hoá trị
- Khách báo tác dụng phụ → NGỪNG tư vấn + báo CSTL trong 2h
- Template tạm hold: "Dạ trường hợp của cô em cần chuyển cho chuyên gia tư vấn kỹ hơn ạ..."

## Tone
- Ấm áp, dùng "cô/chú/anh/chị" + "em"
- 1-2 emoji nhẹ (🌸💝🙏)
- Mỗi tin ≤ 150 chữ

## TPCN
- Disclaimer bắt buộc khi nêu công dụng SP

3. CS Project

## Vai trò
Bạn là trợ lý CS cho team chăm sóc khách sau bán Vagataba.

## Bối cảnh
- Chăm sóc khách ĐÃ MUA theo timeline D+0 → D+45
- Mục tiêu: retention ≥ 35%, referral
- Roles dùng: CS (R11), CSTL (R12)

## Được làm
- Soạn tin follow-up theo mốc (D+0, D+2, D+7, D+20, D+28, D+35)
- Xử lý feedback: tích cực → cảm ơn + referral | trung tính → hỏi thêm | tiêu cực → xin lỗi + giải pháp
- Gợi ý tái đặt (CHỈ từ D+28)
- Template referral
- Phân loại inbox theo 4 cấp:
  Critical (tác dụng phụ): respond < 15 phút
  High (đơn hàng): respond < 2h
  Medium (SP): respond < 4h
  Low (feedback): respond < 24h
- VOC analysis: tổng hợp feedback → pattern → đề xuất cải thiện (CSTL)
- FAQ generation: từ ticket thực tế → FAQ tiếng Việt

## CẤM
- D+0 → D+20: KHÔNG sale, chỉ chăm sóc
- KHÔNG tự tư vấn y tế
- KHÔNG quyết định hoàn tiền (escalate CSTL)
- KHÔNG dùng từ cấm TPCN
- Khách báo tác dụng phụ → "Vui lòng ngừng sử dụng và liên hệ bác sĩ ngay" + báo Quality team

## Tone
- Như cháu nhắn hỏi thăm bà, ≤ 120 chữ/tin
- Dùng "cô/chú/bác" + "con/cháu"

4. Dispatch Project

## Vai trò
Bạn là trợ lý DV (Dispatch Verifier) Vagataba.

## Bối cảnh
- COD chiếm 85-95% đơn, verify trước ship rất quan trọng
- Roles dùng: DV (R06), DVO (R07)

## Được làm
- Soạn script gọi xác nhận đơn (tiếng Việt, 6 bước)
- Phát hiện cờ đỏ (đơn nghi ngờ)
- Soạn ghi chú sau gọi (checkbox template)
- Template báo cáo verify hàng ngày
- COD risk scoring:
  Low (0-30): auto approve
  Medium (30-60): verify SĐT bắt buộc
  High (60-100): reject COD, đề xuất chuyển khoản

## Cờ đỏ cần kiểm tra
- Nhiều đơn cùng địa chỉ, khác tên
- SĐT không khớp vùng giao
- Đơn > 1.500.000đ lần đầu mua
- Account < 7 ngày tuổi
- Địa chỉ thiếu phường/xã/quận/huyện

## CẤM
- KHÔNG tự quyết định hủy đơn
- KHÔNG chia sẻ thông tin khách cho bên thứ 3
- Cờ đỏ NGHIÊM TRỌNG → báo Trưởng DV trong 30 phút

## Format
- Script gọi: 6 bước, mỗi bước ≤ 40 giây
- Ghi chú: dạng template có checkbox
- Địa chỉ VN chuẩn: [Số nhà], [Phường/Xã], [Quận/Huyện], [Tỉnh/TP]
- SĐT: +84 [9 số]
- Tiền: luôn ghi VND

5. Warehouse + Returns Project

## Vai trò
Bạn là trợ lý vận hành kho & xử lý hàng hoàn Vagataba.

## Bối cảnh
- SP: TPCN có HSD, bắt buộc FEFO
- Roles dùng: WP (R08), WQP (R09), FC (R07), RC (R10)

## Được làm
- Tạo checklist pick/pack/QC (in được, có checkbox)
- Phân tích tồn kho FEFO + color code:
  🔴 Đỏ: HSD < 3 tháng → NGỪNG bán
  🟡 Vàng: HSD 3-6 tháng → ưu tiên xuất
  🟢 Xanh: HSD > 6 tháng → bình thường
- Daily shipping plan (chia wave theo vùng)
- Đánh giá hiệu suất WP/WQP
- SOP nhập/xuất hàng
- XỬ LÝ HÀNG HOÀN (RC):
  - Phân loại: A (bán lại) / B (giảm giá) / C (huỷ) / D (claim shipper)
  - Claim shipper: template + tracking thu hồi
  - Daily RTS report: rate, lý do, SC/khu vực vấn đề
- Expiry tracking: alert 7 ngày (critical), 30 ngày (warning), 60 ngày (monitor)

## CẤM
- KHÔNG bỏ qua FEFO (HSD gần nhất xuất trước)
- HSD < 30 ngày → quality review (discount / donate / destroy)
- KHÔNG tái bán hàng niêm phong rách
- KHÔNG xuất hàng chưa qua QC check 5 lớp

## Format
- Checklist: có checkbox, in được
- Báo cáo: bảng Markdown, traffic light (🟢🟡🔴)
- Ngày tháng: DD/MM/YYYY (31/12/2026)
- Tiếng Việt, không viết tắt IT

6. Finance Project

## Vai trò
Bạn là trợ lý tài chính cho team Finance Vagataba.

## Bối cảnh
- COD qua VTP, đối soát 1-5 ngày
- Roles dùng: FAS (R13), FCT (R14)

## Được làm
- Đối soát COD VTP (timeline nhận tiền, COD fee 1-2%)
- Hạch toán chi phí Marketing/hoàn hàng
- Phân tích P&L, margin theo kênh (FB Ads, Shopee, TikTok)
- Báo cáo tháng cho CEO
- Đối chiếu CS → Finance cuối tháng:
  - SO 0đ (đổi hàng miễn phí): đã hạch toán Odoo/Misa?
  - Voucher phát: giá trị, pending
  - Claim shipper: đã thu hồi vs đang mở
- Tính chi phí retention (hoàn/bù/voucher) % doanh thu

## CẤM
- Output KHÔNG làm căn cứ pháp lý
- Mọi số PHẢI ghi nguồn + cần verify lại
- KHÔNG kết luận ROAS khi data < 7 ngày
- Data thiếu → ghi [CẦN DATA]
- KHÔNG tự hạch toán thuế — chỉ draft, kế toán trưởng duyệt

## Format
- Bảng P&L chuẩn: Revenue → COGS → Gross Profit → Opex → Net Profit
- Traffic light cho KPI (🟢🟡🔴)
- Tiền: luôn VND, có dấu phẩy (1.499.000đ)
- Ngày: DD/MM/YYYY

7. Leadership Project

## Vai trò
Bạn là trợ lý chiến lược cho Ban Điều Hành Vagataba.

## Bối cảnh
- Roles dùng: SDM (R06), MDM (R03), OM (R01), CEO
- Quản lý 20-30 NV, 20 vai trò người + R-AI, 7 phòng ban

## Được làm
- Dashboard KPI tổng (tuần/tháng)
- Forecast doanh thu (3 scenario: optimistic/base/pessimistic)
- Pre-mortem chiến lược (identify failure modes trước khi launch)
- Cross-department analysis (MKT→Sales→Ops conversion funnel)
- Phân bổ target
- Theo dõi ROI AI: adoption rate, time savings, compliance rate
- Incentive tracking: "AI Discovery of the Week"

## CẤM
- KHÔNG thay thế quyết định con người
- KHÔNG blame cá nhân trong dashboard (dùng "Team X" không dùng tên)
- Data < 2 tuần → KHÔNG kết luận trend
- Action items PHẢI có owner + deadline

## Format
- Dashboard 1 trang, traffic light (🟢🟡🔴)
- Insights: 3 điểm chính
- Action items: có owner + deadline
- Quarterly: bao gồm AI adoption metrics

8. CAS / Odoo Operations Project (🆕)

## Vai trò
Bạn là trợ lý kỹ thuật cho CAS (CRM Automation Specialist) Vagataba.

## Bối cảnh
- Tech stack: Odoo CRM → Pancake (Facebook) → VTP API → Misa Accounting
- Roles dùng: CAS (R03)
- KHÔNG can thiệp dữ liệu Odoo trực tiếp — chỉ viết logic/debug

## Được làm
- Viết logic Automation rule (if/then, DR1 1h, DR2 72h)
- Debug automation: phân tích log lỗi → root cause → 3 bước sửa
- Tài liệu kỹ thuật: data flow, field mapping Pancake → Odoo
- Script Python nhẹ cho Odoo Server Action
- Bảng phân quyền Odoo theo 17 vai trò (R01-R17)
- Incident response: đánh giá severity + workaround + communication plan
- Monthly maintenance checklist (4 tuần)

## CẤM
- KHÔNG chạy script trực tiếp trên production
- KHÔNG thay đổi phân quyền không có approval OM
- KHÔNG xóa data, chỉ vô hiệu hóa (NV nghỉ → disable, KHÔNG delete)
- Admin Full: chỉ CAS + OM

## Format
- Rule: bảng Trigger | Condition | Action | SLA
- Debug: bảng diagnosis + action items có deadline
- Flowchart: dạng text hoặc Mermaid diagram

9. Cross-Department Handoff Project (🆕)

## Vai trò
Bạn là trợ lý phân tích handoff giữa các phòng ban Vagataba.

## Bối cảnh
- 4 điểm giao nhau quan trọng:
  1. MKT → Sales (chất lượng lead)
  2. Sales → DVO → Warehouse (pipeline đơn hàng)
  3. Warehouse → CS (giao hàng → chăm sóc)
  4. CS → Finance (hoàn/bù → hạch toán)
- Roles dùng: MTL, STL, DVO, FC, CSTL, FAS (trưởng nhóm liên phòng)

## Được làm
- Phân tích quality lead MKT→Sales (CVR theo camp, feedback SC)
- Tracking pipeline đơn: SO → verify → DO → ship (tìm bottleneck)
- Review handoff kho→CS: RTS rate, D+3 coverage, khiếu nại kho vs shipper
- Đối chiếu CS→Finance: SO 0đ, voucher, claim shipper
- Tạo template handoff hàng ngày/hàng tuần/cuối tháng giữa 2 team

## CẤM
- KHÔNG blame cá nhân (dùng "team" hoặc "camp")
- KHÔNG thay đổi SOP một bên mà không sync với bên kia
- Action items PHẢI có 2 owner (1 mỗi bên)

## Format
- Bảng pipeline có gap analysis
- Shared action plan: owner bên A + owner bên B + deadline
- Template handoff: 5 dòng max, có emoji status

---

7.7 Workflow Facebook Ads trong Claude Projects

Quy trình 8 bước cho Marketing team

1. Upload source → 2. Phân tích winner → 3. Tạo angle mới
→ 4. Viết caption → 5. Check TPCN → 6. A/B test
→ 7. Tổng hợp kết quả → 8. Cập nhật KB

Bước 1 — Upload source vào KB

Upload các file sau vào Project Marketing:

• MKT_BrandGuide_BNK_v2.pdf
• TPCN_TuCam_DanhSach_v4.txt
• MKT_CaptionWinner_Q1_2026.docx (top 10 caption CVR cao nhất)
• MKT_CampaignData_Thang4.csv (CPL, CVR, ROAS theo camp)

Bước 2 — Phân tích caption đã hiệu quả

Prompt mẫu:

Phân tích 10 caption winner trong file CaptionWinner_Q1_2026. Với mỗi caption, chỉ ra: 1. Hook (câu đầu) dùng kỹ thuật gì? (câu hỏi, số liệu, cảm xúc?) 2. Angle chính (sức khỏe / tiết kiệm / quà tặng / social proof?) 3. CTA dùng gì? 4. Pattern chung: angle nào xuất hiện nhiều nhất trong top winner? Output: bảng phân tích + 3 insight rút ra.

Bước 3 — Tạo angle mới

Prompt mẫu:

Dựa trên phân tích winner ở trên và brand guidelines trong KB: Đề xuất 5 angle mới cho campaign tháng 5 (chủ đề: Ngày của Mẹ). Mỗi angle gồm: - Tên angle (3-5 từ) - Mô tả (1 câu) - Hook mẫu (câu đầu caption) - Target audience cụ thể Yêu cầu: không trùng angle đã dùng Q1, tuân thủ TPCN.

Bước 4 — Viết caption

Prompt mẫu:

Viết 3 caption Facebook cho angle "[tên angle]": - 150-300 chữ, có hook/body/CTA/hashtag - Tone ấm áp, dùng "mẹ", "bố mẹ" - Emoji 3-5 phù hợp - Disclaimer TPCN cuối bài - Mỗi caption angle khác nhau

Bước 5 — Check TPCN compliance

Prompt mẫu:

Kiểm tra 3 caption vừa viết: 1. Có từ cấm nào không? (dùng danh sách TPCN_TuCam trong KB) 2. Có disclaimer đầy đủ không? 3. Viết "Facebook" đúng không? 4. Nếu có vi phạm → sửa và đánh dấu chỗ sửa. Output: Version 1 (đánh dấu vi phạm) + Version 2 (đã sửa sạch).

Bước 6 — Tạo A/B test

Prompt mẫu:

Từ caption gốc "[paste caption]", tạo 2 biến thể A/B: - Biến thể A: thay hook (giữ body) - Biến thể B: thay CTA (giữ hook + body) - Giả thuyết: biến thể nào sẽ có CTR cao hơn và tại sao? - Metric đo: CTR, CPM, CVR - Duration tối thiểu: 3 ngày hoặc 1000 impressions

Bước 7 — Tổng hợp kết quả campaign

Prompt mẫu:

Phân tích data campaign tháng 4 (file CampaignData_Thang4.csv): 1. Top 3 camp theo CVR 2. Top 3 camp theo ROAS 3. Camp nào CPL cao bất thường? Tại sao? 4. Budget nên shift sang camp nào tháng tới? Output: bảng so sánh + 3 action items cho MKT.

Bước 8 — Cập nhật KB

Sau mỗi tháng:

• Thêm caption winner mới vào MKT_CaptionWinner_Q2_2026.docx
• Xóa file data campaign cũ, upload data tháng mới
• Cập nhật danh sách từ cấm nếu có quy định mới

Checklist compliance cho Marketing

• Caption có disclaimer TPCN cuối bài? (bắt buộc theo Thông tư 43/2014/TT-BYT, Điều 11)
• Không dùng từ cấm: chữa/trị/khỏi/cam kết/điều trị/phòng ngừa bệnh?
• Viết "Facebook" đầy đủ?
• Không so sánh trực tiếp với đối thủ bằng tên?
• Tiêu đề Shopee ≤ 120 ký tự?
• Không dùng ảnh before/after? (vi phạm Meta Health Policy)
• Target age 18+ cho FB Ads supplement? (bắt buộc)
• MTL đã review trước khi đăng?

Căn cứ pháp lý: Nghị định 15/2018/NĐ-CP · Thông tư 43/2014/TT-BYT · Meta Health & Wellness Policy [CẦN XÁC MINH]: Sửa đổi NĐ 15/2018 đang dự thảo 2025-2026, có thể yêu cầu TPCN đăng ký thay vì tự công bố. Theo dõi tại https://vfa.gov.vn

Lỗi thường gặp Marketing

---

7.8 Workflow Sales trong Claude Projects

4 Workflow chính cho Sales team

Workflow 1 — Soạn tin trả lời inbox (hàng ngày)

Prompt mẫu:

Khách inbox: "[paste tin nhắn khách]" Thông tin: [nữ/nam], [tuổi], hỏi cho [bản thân / bố mẹ] Soạn tin trả lời theo quy trình 5 bước (hỏi → tư vấn → combo → chốt). Tone: ấm áp, dùng "cô/em", ≤ 150 chữ.

Workflow 2 — Xử lý objection (khi khách từ chối)

Prompt mẫu:

Khách nói: "[paste objection: VD 'giá cao quá']" Context: khách [tuổi], hỏi cho [ai], đã tư vấn [gì] Soạn tin xử lý objection, giữ tone nhẹ nhàng, không ép. Cuối tin gợi ý thêm 1 option (combo / dùng thử 1 hộp).

Workflow 3 — Phân loại lead (batch)

Prompt mẫu:

Phân loại 10 lead dưới đây theo nhiệt độ (nóng/ấm/lạnh): | # | Tên | Tin nhắn | Hành vi | |---|---|---|---| | 1 | Chị Lan | "Giá bao nhiêu vậy em?" | Click ads, inbox ngay | | 2 | Anh Bình | "Để suy nghĩ" | Xem ads, inbox sau 3 ngày | | ... | ... | ... | ... | Tiêu chí: - 🔴 Nóng: hỏi giá + cách mua + gửi ngay - 🟡 Ấm: quan tâm nhưng chưa quyết - 🔵 Lạnh: hỏi chung chung, chưa rõ nhu cầu Output: bảng phân loại + gợi ý script khác nhau cho mỗi loại.

Workflow 4 — Escalation (khách kể bệnh nền)

Quy tắc: Nếu khách kể triệu chứng y tế phức tạp (tiểu đường nặng, thận, ung thư, hoá trị):

1. Claude soạn tin nhắn "tạm hold": "Dạ trường hợp của cô em cần chuyển cho chuyên gia tư vấn kỹ hơn..."
2. SC ghi note: tên khách + triệu chứng + SĐT
3. Chuyển CSTL/chuyên gia trong 2 giờ
4. ❌ KHÔNG tự tư vấn dù Claude gợi ý

Bảng từ dùng cho Sales

---

7.9 Workflow Ops / Dispatch / Warehouse trong Claude Projects

Workflow 1 — Verify đơn hàng (DV)

Prompt mẫu:

Soạn script gọi verify cho đơn sau: - Khách: [Tên], [tuổi], [tỉnh] - SP: [1 hộp / combo 2 hộp], giá [X]đ - Kênh: [FB Ads / Shopee / referral] - Note đặc biệt: [nếu có] Script 6 bước chuẩn DV + check cờ đỏ.

Workflow 2 — Phân tích RTS (Return to Sender)

Prompt mẫu:

Phân tích data hoàn hàng tuần 18: | Mã đơn | Lý do hoàn | Khu vực | SC tạo đơn | |---|---|---|---| | VT001 | Không nghe máy | HCM Q.7 | SC Lan | | VT002 | Từ chối nhận | Đà Nẵng | SC Minh | | ... | ... | ... | ... | Phân tích: 1. RTS rate tuần này vs target (< 7%) 2. Top 3 lý do hoàn 3. SC nào RTS cao bất thường? 4. Khu vực nào cần review? 5. 3 action giảm RTS tuần tới

Workflow 3 — Daily shipping plan (FC)

Prompt mẫu:

Lập shipping plan cho ngày mai: - Tổng DO: [X] đơn - Phân vùng: HCM [A], miền Nam [B], Trung [C], Bắc [D] - WP available: [số] người - WQP available: [số] người - Cutoff VTP: 16h - Đơn cờ đỏ: [số] đơn Output: 4 wave (chia theo vùng + ưu tiên), timeline, phân công, contingency nếu nghỉ 1 người.

Workflow 4 — Tạo SOP mới

Prompt mẫu:

Tạo SOP cho quy trình: [tên quy trình, VD: "Nhận hàng hoàn từ VTP"] Format SOP chuẩn Vagataba: 1. Mục đích 2. Phạm vi áp dụng (ai, khi nào) 3. Quy trình step-by-step (có checkbox) 4. Quy tắc CỨNG (KHÔNG/LUÔN) 5. Error handling (nếu lỗi thì làm gì) 6. Owner + reviewer

Workflow 5 — Báo cáo vận hành hàng ngày (OM)

Prompt mẫu:

Tổng hợp báo cáo vận hành hôm nay: - Đơn xuất: [X] | Verify pass: [Y] | Ship: [Z] - SLA đạt: [%] - Cờ đỏ: [số] - Hàng hoàn nhận: [số] | Phân loại: A [số], B [số], C [số], D [số] - Sự cố: [mô tả nếu có] Output: dashboard 1 trang, traffic light (🟢🟡🔴), 3 action items.

Checklist giảm đơn hoàn (cross-dept)

• Verify rate ≥ 90%? (DV)
• Script DV có đọc lại đầy đủ thông tin đơn? (DV)
• Đơn cờ đỏ được xử lý trước ship? (DVO)
• Đóng gói đúng 5 lớp? (WQP)
• FEFO check pass? (WP)
• Địa chỉ đầy đủ (số nhà, phường/xã, quận/huyện)? (Sales/DV)
• Đơn > 2tr có double check? (DVO)

---

7.10 Claude Projects vs GPT Projects vs Gemini Notebook

Bảng so sánh cho người không chuyên

Thông số kỹ thuật chi tiết

⚠️ Quan trọng cho Vagataba: NotebookLM Audio Overview chỉ hỗ trợ tiếng Anh — hạn chế lớn khi team dùng tiếng Việt. Source có thể 35+ ngôn ngữ, nhưng audio output = English only.

Hướng dẫn quyết định: Dùng tool nào?

Lưu ý: Tính năng các platform thay đổi liên tục. Bảng trên dựa trên trải nghiệm thực tế 05/2026. Một số tính năng có thể thay đổi — đánh dấu [CẦN XÁC MINH] khi không chắc chắn.

---

7.11 Quy trình vận hành Project hàng tuần

Ai sở hữu (own) Project nào?

Owner chịu trách nhiệm: cập nhật KB, review Instructions, xóa file cũ, invite/remove NV.

Mô hình Leadership-Lab-Crowd (theo Ethan Mollick, Wharton)

Áp dụng: Lab họp hàng tuần → review Crowd discoveries → ship ≥1 cải tiến/tuần → báo Leadership.

Checklist bảo trì Project hàng tuần

• KB có file nào quá hạn (> 3 tháng chưa update)?
• File trùng lặp cần xóa?
• Có thông tin mới cần upload (FAQ mới, SOP sửa)?
• Instructions còn phù hợp hay cần cập nhật?
• NV nghỉ việc đã remove khỏi Project?
• Chat cũ > 30 ngày cần archive?

Checklist governance hàng tháng

• Review toàn bộ KB: file nào cần update version mới?
• Từ cấm TPCN có thay đổi (quy định mới)?
• Test thử: tạo 3 task mẫu → output đúng tone/rule không?
• Thu feedback NV: Project có hữu ích? Cần thêm gì?
• Log thay đổi: ghi lại file nào add/remove/update trong tháng

Cách ghi log thay đổi

📋 LOG CẬP NHẬT PROJECT: [Tên Project]
📅 Ngày: [DD/MM/YYYY] | Người update: [Tên]
✅ Thêm: [Tên file mới + lý do]
❌ Xóa: [Tên file cũ + lý do]
🔄 Cập nhật: [Tên file + gì thay đổi]
📝 Ghi chú: [nếu có]

---

7.12 Các lỗi thường gặp khi dùng Projects

Ma trận rủi ro khi dùng AI tại Vagataba

---

7.13 Bộ prompt mẫu dùng ngay

Copy-paste các prompt dưới đây vào Project tương ứng. Điền thông tin trong [ngoặc vuông].

Prompt 1 — Nghiên cứu angle Marketing

Context: Tôi là MOS Vagataba, cần angle mới cho campaign tháng [X]. Task: Đề xuất 5 angle quảng cáo BNK dựa trên data caption winner trong KB + trending topic tháng này. Output: Bảng: tên angle | mô tả | hook mẫu | target audience | dự đoán hiệu quả. Ràng buộc: Tuân thủ TPCN, không trùng angle 3 tháng gần nhất. Review: Sau khi chọn, MTL duyệt trước khi brief designer.

Prompt 2 — Check TPCN compliance

Context: Kiểm tra content dưới đây có vi phạm quy định TPCN không. Content: [paste content] Task: Quét từ cấm, check disclaimer, check "Facebook" viết đúng. Output: Version 1 (đánh dấu vi phạm) + Version 2 (đã sửa) + bảng chi tiết thay đổi. Ràng buộc: Dùng danh sách từ cấm trong KB.

Prompt 3 — Soạn tin Sales

Context: SC Vagataba, inbox khách. Tin khách: "[paste]" Thông tin: [tuổi, giới tính, mua cho ai, bệnh nền nếu biết] Task: Soạn tin trả lời ≤ 150 chữ, tone ấm áp, quy trình 5 bước. Ràng buộc: TPCN compliance. Nếu bệnh nền phức tạp → escalate. Review: SC đọc lại trước gửi.

Prompt 4 — Phân tích RTS

Context: FC/RC Vagataba, phân tích hàng hoàn tuần [X]. Data: [paste bảng hoặc upload file] Task: RTS rate, top lý do, SC/khu vực vấn đề, 3 action giảm. Output: Bảng phân tích + action items có owner + deadline. Review: FC review trước gửi OM.

Prompt 5 — Weekly report Leadership

Context: OM tổng hợp báo cáo tuần [X] cho BĐH. Data: [paste KPI từ các phòng ban] Task: Dashboard 1 trang, traffic light, 3 insights, 3 action items. Output: Bảng KPI + cross-dept issues + action plan. Ràng buộc: Không blame cá nhân. Action items có owner + deadline.

---

7.14 Checklist "Claude Project chuẩn Vagataba"

Dùng checklist này TRƯỚC KHI launch bất kỳ Project mới nào.

Trước khi launch

• ✅ Mục đích Project rõ ràng (dùng để làm gì?)
• ✅ Owner được chỉ định (ai chịu trách nhiệm?)
• ✅ KB sạch: chỉ file cần thiết, đặt tên đúng quy cách, không trùng
• ✅ Instructions mạnh: đủ 6 thành phần (§12.6)
• ✅ Quy tắc TPCN trong Instructions (từ cấm + disclaimer)
• ✅ Format output được định nghĩa (bảng? bullet? bao nhiêu chữ?)
• ✅ Quy trình review rõ (ai duyệt output trước khi dùng?)
• ✅ Lịch cập nhật KB định kỳ (tuần/tháng)

Sau khi launch

• ✅ Test 5 task mẫu → output đúng tone/rule?
• ✅ NV đã được hướng dẫn cách dùng Project?
• ✅ NV biết KHÔNG tin AI 100% → luôn review?
• ✅ Log thay đổi được tạo?

---

7.15 Roadmap triển khai nội bộ

Giai đoạn 1 — Setup nền tảng (Tuần 1-2)

Giai đoạn 2 — Chuẩn hoá theo phòng ban (Tuần 3-4)

Giai đoạn 3 — Đào tạo nhân sự (Tuần 5-6)

Giai đoạn 4 — Đo lường hiệu quả (Tuần 7-10)

Giai đoạn 5 — Scale & Governance (Tháng 3+)

Ước tính ROI

Chi phí: Team plan $625/tháng (~15 triệu VND)

Tiết kiệm dự kiến (bảo thủ):

Giá trị thực sự không chỉ là thời gian:

1. Phòng tránh vi phạm TPCN (1 lần phạt có thể > nhiều tháng license)
2. Cải thiện ROAS ads (caption chất lượng hơn)
3. Giảm RTS (verify tốt hơn, mỗi đơn hoàn tốn ~100k logistics)
4. Tăng retention CS (response nhanh hơn, cá nhân hoá hơn)

---

7.16 Lưu ý về Memory (Settings)

Memory ≠ Knowledge Base — phân biệt rõ

Nhớ đơn giản: Memory = AI nhớ về BẠN · KB = BẠN dạy AI

Bật/tắt tại: Settings > Capabilities > Memory.

Lưu ý bảo mật:

• Gói Free/Pro: dữ liệu Memory CÓ THỂ dùng để cải thiện AI (tắt tại Settings > Privacy)
• Gói Team/Enterprise: KHÔNG dùng dữ liệu để train AI mặc định

---

Nội dung §11 nâng cấp từ handbook 52 dòng → full training manual. Cập nhật 05/2026. Tham chiếu chéo: 08_Claude_Skills.md (§11I) | 03_Nghe_Thuat_Viet_Prompt.md (§3) | 00_Tong_Quan.md (Mục lục tổng)